Procurement, Beschaffung und Einkauf: Grundbegriffe, Strategien, Tools und Organisation

Seit Jahren nimmt die Wettbewerbsintensität auf den Märkten zu. Das Procurement bestimmt den langfristigen Geschäftserfolg unter diesen Bedingungen entscheidend mit. Immer wieder zeigt sich in der Praxis, dass die Beschaffung nicht nur erhebliche Beiträge zur Kostenoptimierung leisten kann, sondern auch die Erlössituation verbessert. Nachdem Unternehmen heute einen enormen Anteil ihrer Umsatzerlöse für Güter und Dienstleistungen ausgeben, sind geeignete Strategien und konstruktive Lieferantenbeziehungen sowohl kurz- als auch langfristig von hoher Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit.

Um die Einkaufspotenziale vollständig zu erschließen, ist ausgeprägte Fach- und Methodenkompetenz erforderlich. Neben den wichtigsten Grundbegriffen rund um das Thema Procurement beleuchten wir daher auch die strategischen Aspekte des Einkaufs und die Instrumente einer modernen Beschaffung. Darüber hinaus beantworten wir die Frage, wie sich der Erfolg von Beschaffungsaktivitäten messen und beurteilen lässt.

Was ist Procurement / Einkauf / Beschaffung?

Die Begriffe Procurement, Einkauf und Beschaffung werden in der Praxis oftmals synonym verwendet. Streng genommen ist dies jedoch nicht richtig. Zwar ist „Procurement“ die korrekte englische Übersetzung von „Beschaffung“, der Begriff „Einkauf“ muss jedoch abgegrenzt werden.

Die Beschaffung umfasst sämtliche Tätigkeiten zur Versorgung eines Betriebs mit Material (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, halbfertige Erzeugnisse, Zulieferteile, Handelswaren), Investitionsgütern (z. B. Anlagen, Gebäude, Transporteinrichtungen), Dienstleistungen und Rechten (Lizenzen, Patente). All diese Objekte werden vom Procurement aus unternehmensexternen Quellen bezogen.

Der Begriff „Einkauf“ (engl. Purchasing) ist enger gefasst, als der Begriff „Procurement“. Während sich der Einkauf „nur“ mit operativen und strategischen Aufgaben zur Beschaffung von benötigten Objekten befasst, so umfasst das Procurement auch die Beschaffungsdisposition und die Beschaffungslogistik. Somit kann der Einkauf als Teilfunktion der Beschaffung bezeichnet werden.

Operative und strategische Aufgaben im Procurement

Das übergeordnete Ziel der Beschaffung ist die Sicherstellung einer bedarfsgerechten Versorgung eines Unternehmens zu möglichst geringen Kosten. Von dieser Maßgabe lassen sich wiederum mehrere strategische und operative Aufgaben ableiten.

Zu den strategischen Aufgaben zählen:

  • Beschaffungsmarktforschung
  • Festlegung von Beschaffungsstrategien (zentral vs. dezentral)
  • Lieferantenanalyse, Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung
  • Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)
  • Einkaufsverhandlungen, Abschluss von Rahmenvereinbarungen
  • Erstellen von Beschaffungsportfolios
  • Konzeption und Einsatz von unterstützenden IT-Systemen

Die operativen Aufgaben im Procurement sind:

  • Kontrolle der Bestände
  • Beschaffungsdisposition (Bedarfsermittlung, Bestellmengenplanung)
  • Auswahl von Lieferanten
  • Bestellwesen
  • Bestellüberwachung
  • Beschaffungslogistik

Welche Bedeutung hat der strategische Einkauf im Unternehmen?

Während sich der operative Einkauf überwiegend mit Einzeltransaktionen im Rahmen der Einkaufsprozesse befasst, hat der strategische Einkauf in erster Linie transaktionsübergreifende, übergeordnete Aufgabenstellungen. Aus Sicht des Gesamtunternehmens trägt der strategische Einkauf wesentlich zur Sicherstellung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit bei. Er stellt das Bindeglied zwischen den Beschaffungsmärkten und den Unternehmensbereichen dar. Ein wichtiges Ziel ist es hierbei, die Kompetenz der Lieferanten für die innerbetriebliche Leistungserstellung verfügbar zu machen. Zudem bearbeitet der strategische Einkauf die Beschaffungsmärkte dergestalt, dass das Risiko von Versorgungsengpässen in der Supply Chain minimiert wird. Er beobachtet den Markt, nutzt neue Marktchancen und stärkt die Position des Unternehmens auf den Einkaufsmärkten. Die Kostenkalkulation aus der Produktion, aus dem Produktmanagement und der Produktentwicklung werden in im strategischen Einkauf zusammengeführt und es wird ein Konzept entwickelt, um die Prozesse in der Materialwirtschaft zusammenzulegen, Synergien zu schaffen und nutzen.

In Summe hat der strategische Einkauf also einerseits analytische Aufgaben, andererseits gestaltet er einkaufsrelevante Aspekte aktiv. Unter einkaufsrelevanten Aspekten sind der Markt, die Lieferanten und das Unternehmen selbst zu verstehen.

Welche Procurement-Tools werden eingesetzt?

Wie in jedem Unternehmensbereich werden auch in der Beschaffung verschiedene Software-Tools eingesetzt, um Strategien und Prozesse abzubilden, Automatismen zu realisieren und Analysen durchzuführen. Im Groben sind folgende Arten von Procurement-Tools zu unterscheiden:

  • Software zur Abbildung und Automatisierung interner Beschaffungsprozesse (meist ERP-Systeme wie SAP)
  • Software für die elektronische Beschaffung (E-Procurement-Tools)
  • Software für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen (Supplier Relationship Management Software bzw. SRM)
  • Software für Einkaufsanalysen und Beschaffungscontrolling
  • Software zur Bedarfsermittlung (-> c³ | Cost Competence Center)

Was die innerbetrieblichen Beschaffungsprozesse betrifft, so haben sich umfassende ERP-Lösungen bewährt. Diese verbinden die Beschaffung direkt mit angrenzenden Bereichen wie der Produktion, der Auftragsverwaltung, der Logistik und der Lagerhaltung. Aus all diesen Unternehmensbereichen werden Informationen benötigt, um beispielsweise eine leistungsfähige Disposition und automatische Bedarfsmeldungen zu realisieren.

Mit E-Procurement-Tools kann die Lieferantenauswahl, die Bestellung, die Bestellüberwachung und die Beschaffungslogistik unterstützt werden. Wesentliche Vorteile ergeben sich durch den papierlosen, automatisierten Bestellprozess. Er kann die Kosten pro Bestellvorgang deutlich senken. Zudem lässt sich die dezentrale Beschaffung über einheitliche Lieferantenkataloge mit definierten Konditionen wesentlich besser steuern. Es wird verhindert, dass jeder Standort oder gar jede Abteilungen bei unterschiedlichen Lieferanten einkauft.

Teils kommen auch sogenannte E-Sourcing-Tools zur Anwendung. Diese unterstützen einen internetbasierten Prozess, der eine unternehmensweite Spezifikation von Bedarfen, eine Vorauswahl von Lieferanten, Ausschreibungen, eine automatisierte Bewertung von Angeboten sowie das qualitative Lieferantenmanagement umfasst.

Von strategischer Bedeutung ist das Supplier Relationship Management. Auch hierfür existieren spezielle Software-Tools, die den Aufbau und die Pflege von Lieferantenbeziehungen unterstützen. Neben Stamm- und Adressdaten werden in SRM-Software Informationen zur Geschäftsbeziehung, zur Liefertreue und zu Zahlungsfälligkeiten verwaltet. Zudem werden meist sämtliche Beurteilungen und Dokumente (Verträge, E-Mail-Kommunikation, Protokolle etc.) direkt im Lieferantenstammsatz zusammengeführt.

Aus strategischer Sicht sind außerdem Analyse- und Controlling-Tools bedeutsam. Sie liefern wichtige Kennzahlen für die Beschaffung und den Einkauf. Unter anderem ist es hierdurch möglich, die Entwicklung von Preisen und des Beschaffungsvolumens zu überwachen. Auch liefern entsprechende Tools Anhaltspunkte zur Bündelung des Einkaufsvolumens und zur aktuellen Rahmenvertragsnutzung. Interne und externe Benchmarks tragen ebenfalls dazu bei, Optimierungspotenziale aufzudecken.

Welche Einkaufsstrategien nutzt ein modernes Procurement?

Das moderne Procurement beschränkt sich nicht auf eine Vorgehensweise, sondern nutzt eine geeignete Kombination mehrerer Einkaufsstrategien. Die am weitesten verbreitete Strategie ist der Abschluss von Rahmenverträgen. Sie macht das Interesse an langfristigen Lieferantenbeziehungen deutlich und sorgt für Preis- und Versorgungssicherheit. Auch der Einkauf nach Warengruppen kommt häufig zur Anwendung. Er trägt dazu bei, Schnittstellen zum Beschaffungsmarkt zu optimieren.

Des Weiteren werden folgende Sourcing-Strategien eingesetzt:

  • Part Sourcing: Lieferverträge für Einzelteile oder Rohstoffe
  • Preferential Sourcing: Vorzugslieferanten-Strategie zur Reduzierung der Lieferantenanzahl
  • Dual Sourcing: Bezug bei zwei verschiedenen Lieferanten, ermöglicht höhere Rabatte und senkt das Versorgungsrisiko
  • Multiple Sourcing: Einkauf eines Guts bei mehreren Lieferanten, erhöht Flexibilität und Wettbewerb
  • Local/Domestic Sourcing: Fokus auf geografische Nähe zum Lieferanten
  • Global Sourcing: Internationaler Einkauf
  • Lead-Buyer-Konzept: Bündelung von Bedarfen und Beschaffung durch spezialisierte Einkäufer

Kann ich durch einen strategischen Einkauf Synergien nutzen?

Bei korrekter Ausgestaltung kann die Einkaufsstrategie enorme Synergieeffekte erzielen. Der wesentliche Hebel ist hierbei die unternehmensweite oder sogar unternehmensübergreifende Bündelung von Bedarfen. Liegt eine vollständig dezentrale Einkaufsorganisation vor, sind die Materialgruppenstrukturen oftmals heterogen und kaum transparent. Es gilt daher, einerseits eine einheitliche Materialgruppenstruktur für sämtliche Standorte zu realisieren. Auf der anderen Seite müssen die Beschaffungsaktivitäten zentral gesteuert werden. An dieser Stelle kann durch die von Onlinecosting erstellten Kalkulationen ein echter Mehrwert entstehen, da durch die Onlinecosting-Kalkulationen eine sehr exakte Produktkalkulation erstellt werden, die dem Procurement als Grundlage dienen kann.

Welche Bewertungsmechanismen stehen dem Procurement zur Verfügung?

Der wichtigste Bewertungsmechanismus im Procurement ist die Lieferantenbewertung. Sie verfolgt vordergründig das Ziel, die Vorabauswahl von Lieferanten zu unterstützen, wodurch sich der anschließende Vergabeprozess schlanker gestaltet. Zudem dient die Lieferantenbewertung der fortlaufenden Optimierung bestehender Lieferantenbeziehungen. Häufig erfolgt eine Klassifizierung der Lieferanten anhand von Kennzahlen wie Termin- und Mengentreue, Innovationsfähigkeit oder Preis. Gängig ist eine ABC-Systematik mit folgender Untergliederung:

  • A-Lieferant: bevorzugter Lieferant
  • B-Lieferant: zu entwickelnder Lieferant
  • C-Lieferant: verbotener/gesperrter Lieferant

Ist Procurement messbar?

Das Management möchte in der Regel wissen, welchen Beitrag das Procurement zum Unternehmenserfolg leistet. Diese Aufgabe übernimmt das Einkaufscontrolling. Es stellt verschiedene, beschaffungsrelevante Kennzahlen und KPIs bereit. Bekannte Beispiele für Einkaufskennzahlen sind:

  • Beschaffungsvolumen in Euro
  • Einsparungen des Einkaufsvolumens in Prozent
  • Preisentwicklung wichtiger Materialgruppen oder Materialien im Vergleich zur Vorperiode (Prozent)
  • Anteil termingerechter Lieferungen (Prozent)
  • Anzahl aktiver Lieferanten
  • Direktes vs. indirektes Einkaufsvolumen in Euro
  • Anteil des Einkaufsvolumens am Umsatz des Unternehmens (Prozent)
  • Abweichung von Plan- und Ist-Kosten

Diese Kennzahlen sollten nicht nur intern betrachtet werden. Benchmarks können Aufschluss darüber geben, wie erfolgreich das eigene Procurement im Vergleich zum Wettbewerb agiert.

Welche Instrumente nutzt ein moderner Einkauf?

Dem modernen Einkauf stehen zahlreiche Instrumente zur Erfüllung seiner Aufgaben zur Verfügung. Wann welche Vorgehensweise zum Einsatz kommt, hängt von der jeweiligen Lieferantenbeziehung und auch von der Nachfragemacht des beschaffenden Unternehmens ab.

So stehen heute neben klassischen Ausschreibungen unterschiedliche Vergabemethoden zur Verfügung. Zu nennen sind Auktionen, umgekehrte Auktionen (Reverse Auctions) und Konzeptwettbewerbe. Niedrigere Einstandspreise lassen sich jedoch nicht nur durch Konkurrenzdruck realisieren. Auch interne Ansatzpunkte sind vorhanden. So kann beispielsweise eine Optimierung von Produktspezifikationen erfolgen. Ein Produkt wird hierbei so verändert, dass eine Kostensenkung möglich ist, ohne hierbei die Kundenanforderungen zu vernachlässigen.

Ein weiteres wichtiges Instrument im modernen Procurement ist das Lieferantenmanagement. Es umfasst die Bewertung, Förderung und Entwicklung bestehender Zulieferer. Teils reicht es bis zu strategischen Partnerschaften – etwa im Bereich der Forschung und Entwicklung.

Von zunehmender Bedeutung ist außerdem das Risikomanagement. Es hat die Aufgabe, Risiken wie Versorgungsengpässe, Qualitätsprobleme, Untreue und Preisschwankungen zu identifizieren und zu analysieren. Aus den Erkenntnissen wird dann eine geeignete Präventionsstrategie abgeleitet.

Zudem kommt die moderne Beschaffung nicht ohne Analyse- und Controlling-Methoden aus. Zu nennen sind hier folgende Ansätze:

  • TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership): Verfahren zur Analyse der Gesamtkosten eines Investitionsguts (Anschaffung plus Betrieb)
  • Auswertung von Beschaffungskennzahlen
  • Benchmarking
  • ABC- und XYZ-Analysen
  • Regressionsanalyse hinsichtlich der Preise und Kostentreiber
  • Linear Performance Pricing (LPP): Methode, um Produkte verschiedener Lieferanten hinsichtlich Preis-Leistungs-Verhältnis vergleichbar zu machen

Wie ist das Procurement strukturiert?

Das Procurement kann zentral oder dezentral strukturiert sein. Häufig existiert eine Mischform dieser beiden organisatorischen Ansätze. Beim Zentraleinkauf handelt es sich um eine Organisationseinheit, die den Einkauf für das gesamte Unternehmen übernimmt. Ein wesentlicher Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Bedarfe gebündelt werden können, um bessere Konditionen zu erzielen. Zudem befinden sich das gesammelte Marktwissen und die Methodenkompetenz in einer Abteilung. Diese Organisationsform ist einerseits leicht zu kontrollieren, andererseits schwerfällig und störungsanfällig.

Das dezentrale Procurement kann sowohl orts- als auch sachbezogen ausgeprägt sein. Bezieht sich der dezentrale Einkauf auf den geografischen Standort, so ist ein selbstständiger Einkauf von Niederlassungen, Zweigstellen oder Filialen gemeint. Vorteilhaft ist hierbei, dass sich die Beschaffungsaktivitäten besser auf die Spezifika des jeweiligen Betriebs abstimmen lassen. Nachteilig wirken sich jedoch die kleinen Beschaffungsmengen, die hohen Kosten und die Unübersichtlichkeit dieser Organisationsform aus.

Neben der ortsbezogenen Dezentralisierung kann auch eine sachliche Dezentralisierung der Beschaffung vorliegen. Hier kaufen die einzelnen Bedarfsstellen eigenständig ein. Bei dieser Struktur wirken sich das hohe Spezialwissen und der gute Überblick über Teilmärkte positiv aus. Der Verwaltungsaufwand ist jedoch hoch und meist werden ungünstige Preise erzielt.

Bei der Zentralisierung haben Einkaufsrichtlinien einen hohen Stellenwert. Sie treiben die Standardisierung von Beschaffungsprozessen und deren Kontrolle voran. Insbesondere in Großunternehmen sind heute IT-gestützte Genehmigungs-Workflows vorzufinden. Diese ermöglichen es, dass vor dem Bestellvorgang eine fachliche und kaufmännische Genehmigung eingeholt wird. Auf diese Weise kann das Procurement zwar zentralisiert sein, notwendige Kompetenzentscheidungen bleiben jedoch dezentral.